最近,以家長志愿者的身份參加了Helen就讀的華師大附屬幼兒園2018屆畢業(yè)典禮(以下簡稱“這次畢業(yè)典禮”)的相關(guān)工作。在籌備過程中,我既是一名家長志愿者,同時也把自己作為一名活動行業(yè)的觀察員。這次畢業(yè)典禮總體來說相當成功,但也存在不少有待改進之處。
從幼兒園到大學,每年的畢業(yè)季各個學校都要舉行形式多樣的畢業(yè)典禮。怎樣的畢業(yè)典禮才算成功、精彩和難忘?實現(xiàn)預期目標就是成功,能給學生、家長和老師愉悅的體驗就是精彩,能激發(fā)他們的情感共鳴以及在社交媒體上轉(zhuǎn)發(fā)的沖動就是難忘。
下面,我將主要以華師大附屬幼兒園2018屆畢業(yè)典禮為例,做點簡要分析,希望對相關(guān)策劃和組織者有所啟發(fā)。
一、分析畢業(yè)典禮的關(guān)鍵成功要素(KSF)
對于任何特殊活動,策劃人首先要對關(guān)鍵成功要素胸有成竹。首當其沖,要明確畢業(yè)典禮的目標。可以分為對內(nèi)和對外兩個方面來理解,對內(nèi)主要是用儀式來慶祝畢業(yè)、歡送學生和增強凝聚力,對外則主要是用內(nèi)容和創(chuàng)意來彰顯學校的辦學理念、綜合實力和師生風采。
以下是兩所幼兒園在策劃畢業(yè)典禮方案中確定的活動目標,我們可以發(fā)現(xiàn),盡管目標很相似,但側(cè)重點還是有所不同。比如,第二所學校在目標描述中有“展示入學準備情況,萌生對小學生活的向往之情”,這樣,在節(jié)目單中就會有“我心中的小學生活”等內(nèi)容安排。
其次,是分析參加畢業(yè)典禮的人群(一般包括畢業(yè)生、家長、學校領(lǐng)導和老師以及邀請的外來嘉賓)的不同。策劃人要研究不同人群對畢業(yè)典禮的期望。比如,面對幼兒園的孩子們,嘉賓致辭不宜太長,語言要更加親切、活潑;節(jié)目內(nèi)容強度不能太大,持續(xù)時間控制在2小時內(nèi)比較好。面向畢業(yè)班的老師,要給他(她)們集體展示的機會,并設計相應的環(huán)節(jié)讓孩子們表達感恩之情。
再說一下典禮場地。場地的選擇要遵守6大基本原則,最好理解的是符合活動主題、能滿足活動的功能要求,當然,還有成本在預算范圍內(nèi)、場地有檔期等。如果在戶外舉辦,一定要制定應對天氣變化的Plan B。
這次附幼的畢業(yè)典禮在這點上處理得比較好。考慮到上海近期雨水較多,典禮選擇了華師大禮堂作為活動地點,但在室外有兩塊KT板背景(包括紅毯)。根據(jù)氣象臺的天氣預報,6月28日晚上是有雷雨的,這樣需要先把兩塊KT板放在室內(nèi),但都提前搭好,29號一早再鋪地毯和移到戶外。
活動的關(guān)鍵成功要素(KSF)框架
二、前期準備工作
對于幼兒園畢業(yè)典禮,主要工作還是圍繞人來展開的。比較粗線條的思考如下:
1、畢業(yè)生
風采展示(節(jié)目)
2、幼兒園領(lǐng)導或嘉賓
捐贈或簽約等
風采展示(節(jié)目)
教師代表發(fā)言
邀請畢業(yè)生家長出席畢業(yè)典禮
風采展示(節(jié)目)
表達感謝(家長代表發(fā)言或向園方贈送禮物)
做好家長志愿者工作
沿著上述思路,可以將畢業(yè)典禮的前期準備工作劃分為十個方面(幾張配圖均為今年的實際情況,但前后順序有些調(diào)整):
確定當年畢業(yè)典禮的負責人
由核心團隊成員策劃當年畢業(yè)典禮的主題和基本框架(華師大附幼今年的畢業(yè)典禮主題為“書香為伴、感恩啟航”)
召集家長志愿者會議,并根據(jù)大家的資源和興趣分工
舞臺與場景設計、制作及布置
所有PPT及背景音樂或影像資料的制作
攝影、攝像師的安排
畢業(yè)證書/紀念冊制作
節(jié)目遴選與彩排
遴選主持人(老師、畢業(yè)生代表),并準備主持稿
邀請函的設計、制作與發(fā)放
以下是某幼兒園對畢業(yè)典禮準備工作的說明:
其實,前期還可以通過一些配套活動來給畢業(yè)典禮預熱,這樣也能收到意想不到的效果。例如,由幾位家長志愿者具體策劃和組織,今年Helen所在的大三班舉辦了一個“回憶成長,感謝師恩”主題照片展,其間還向園方贈送了感謝信和錦旗,在典禮前期就激起了一輪小高潮。
三、現(xiàn)場管理
畢業(yè)典禮的現(xiàn)場管理工作頭緒很多,而且對管理團隊的應急處理能力有比較高的要求。根據(jù)今年華師大附幼畢業(yè)典禮現(xiàn)場出現(xiàn)的個別問題,我想特別強調(diào)以下幾項工作:
首先,彩排是必不可少的。所謂彩排(一般排練指不著裝不化妝排練,彩排時指要著戲服,要化妝排練,所以叫彩排),是指戲劇、舞蹈等在正式演出前的最后總排練,要求演、音舞等演出人員全部到位,一切按照正式演出的要求進行。
針對幼兒的情況,最好能全體彩排1-2次,目的是讓小朋友們知曉整個典禮的流程,以及自己的站位、表演動作和領(lǐng)證時的步行路線等,并提前調(diào)整可能由大場面造成的緊張心情。我參加了今年附幼畢業(yè)典禮的兩次彩排(分別在6月26日和28日下午),但因為場地的時間限制,彩排還是有些倉促。
第1次彩排現(xiàn)場
第2次彩排現(xiàn)場
畢業(yè)典禮現(xiàn)場——所有主持人宣布典禮正式開始
彩排時,除了全程模擬活動的流程,還有一項重要工作就是確保所有設備工作正常,特別是PPT背景畫面、視頻和音樂等。例如,典禮當天,因為設備故障,大三班表演的節(jié)目《同一首歌》的背景PPT音樂突然發(fā)生串音,技術(shù)人員不得不只播放主畫面,這樣就影響了節(jié)目的表現(xiàn)力。
其次,幼兒園畢業(yè)典禮雖然相對簡單,但現(xiàn)場管理仍然需要有一個詳細的活動操作規(guī)范(ESG)或流程安排(Rundown),以確保所有工作人員特別是主持人、現(xiàn)場管理人員和技術(shù)人員知道自己在每個環(huán)節(jié)的工作職責。
以下是我所在的IEMS項目2018年畢業(yè)典禮和惠東縣愛丁堡幼兒園2017年畢業(yè)典禮的部分rundown:
以下是華師大附幼這次畢業(yè)典禮的部分現(xiàn)場照片,活動的整體質(zhì)量還是值得點贊的:
四、值得特別注意的問題
針對幼兒園畢業(yè)典禮的特點,我還有幾點特別的建議供參考:
1、所有環(huán)節(jié)的設計都要充分考慮小朋友們的實際情況,比如,嘉賓致辭不宜過長,并且要用小朋友們的語言;節(jié)目編排和流程設計最好不要太復雜。
2、如果不用LED屏而只有一臺電腦接投影儀,切換時一定要注意,不能讓臺下觀眾看到切換過程,或者可以在拉幕時進行切換。另外,要關(guān)閉網(wǎng)絡連接,防止有彈跳廣告彈出。
3、幾乎所有幼兒園都不會設立專門的崗位負責畢業(yè)典禮等特殊活動的策劃和組織,這樣的話,家長資源顯得彌足珍貴。集中力量辦大事,但原則是自愿參與,有錢出錢、有技術(shù)出技術(shù)、有力出力。華師大附幼今年的畢業(yè)典禮比較好地整合了家長資源,體現(xiàn)了眾籌和眾創(chuàng)理念。
4、有些幼兒園的畢業(yè)典禮,不一定每位畢業(yè)生都有機會參加表演,這時可以設計相應的環(huán)節(jié)來優(yōu)化所有小朋友和家長的參與體驗。比如,走紅毯、無人機創(chuàng)意造型拍攝等。
其實,還有好多內(nèi)容沒有寫到,但文章篇幅已經(jīng)很長,這次就寫到這里。歡迎大家留言討論!最后,請讀者朋友們欣賞大三班在這次畢業(yè)典禮現(xiàn)場的視頻(請注意:不是整個典禮的視頻