活動(dòng)服務(wù)商的選擇與管理

在市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)激烈的今天，各廣州活動(dòng)策劃公司越來(lái)越注重培育核心競(jìng)爭(zhēng)力，非核心業(yè)務(wù)則大多采用服務(wù)外包的方式，由服務(wù)商（service contractor）來(lái)提供更專業(yè)的產(chǎn)品或服務(wù)。

因此，在互利共贏的原則下，通過(guò)一定的談判技巧選擇優(yōu)質(zhì)的服務(wù)商并加強(qiáng)對(duì)服務(wù)商的質(zhì)量控制，對(duì)活動(dòng)的成功舉辦具有重要意義。

一方面，服務(wù)商提供的產(chǎn)品和服務(wù)質(zhì)量在很大程度上直接決定了活動(dòng)的質(zhì)量，影響著顧客對(duì)活動(dòng)的滿意程度；另一方面，服務(wù)外包意味著利潤(rùn)的外流，在與服務(wù)商的溝通過(guò)程中應(yīng)掌握一定的談判技巧以保證活動(dòng)成本的最低。

活動(dòng)管理全攻略將分兩篇文章，講述活動(dòng)組織者的服務(wù)外包計(jì)劃以及服務(wù)商選擇中的商務(wù)談判管理。詳細(xì)內(nèi)容，歡迎關(guān)注《會(huì)展項(xiàng)目管理》（高等教育出版社，2018年9月）。

活動(dòng)服務(wù)商的定義

所謂服務(wù)商，就是人們經(jīng)常提及的供應(yīng)商、承包商或服務(wù)承包商（service provider/contractor），是指那些向買方提供產(chǎn)品或服務(wù)并收取相應(yīng)費(fèi)用的實(shí)體，他們可以為企業(yè)生產(chǎn)或輸出服務(wù)提供原材料、設(shè)備、工具及其他資源。

美國(guó)喬治·華盛頓大學(xué)（GWU）的活動(dòng)管理認(rèn)證項(xiàng)目（EMC）培訓(xùn)教材中這樣描述活動(dòng)的服務(wù)商：各類服務(wù)商為活動(dòng)提供產(chǎn)品和服務(wù)，目的是創(chuàng)造更好的物理或無(wú)形環(huán)境。這些服務(wù)商對(duì)于活動(dòng)在場(chǎng)景和流程上的成功作用顯著，因?yàn)闀?huì)影響活動(dòng)目標(biāo)的實(shí)現(xiàn)。

在很多活動(dòng)中出現(xiàn)問(wèn)題，通常都是因?yàn)閷?duì)外部服務(wù)商的產(chǎn)品或服務(wù)考核、溝通及管理不到位，最終導(dǎo)致執(zhí)行中的差錯(cuò)。

會(huì)展和活動(dòng)行業(yè)的服務(wù)商類型多樣、精彩紛呈，從主承辦公司的角度來(lái)講，常見的類型如下：

1)
場(chǎng)地；

2)
廣告設(shè)計(jì)與印刷公司；

3)
翻譯公司；

4)
會(huì)展設(shè)計(jì)與搭建公司；

5)
物流公司；

6)
禮儀公司；

7)
酒店、度假村、客棧等住宿設(shè)施；

8)
餐飲供應(yīng)商；

9)
廣告代理商；

10)
視聽設(shè)備供應(yīng)商；

11)
娛樂(lè)供應(yīng)商；

12)
燈光照明供應(yīng)商；

13)
醫(yī)療服務(wù)機(jī)構(gòu)或公司；

14)
安保公司；

15)
停車服務(wù)供應(yīng)商；

16)
演藝人員（包括主持人、小丑、魔術(shù)師、司儀等）；

17)
鮮花供應(yīng)商；

18)
公關(guān)咨詢公司；

19)
律師事務(wù)所；

20)
目的地管理公司（DMC）；

21)
其他。

活動(dòng)服務(wù)商的主要類型

1、總服務(wù)承包商（General service contractor，簡(jiǎn)稱GSC）

為活動(dòng)項(xiàng)目經(jīng)理和參展商等提供一系列服務(wù)，包括卻不局限于搭建及撤展、設(shè)計(jì)和懸掛引導(dǎo)標(biāo)示和橫幅、地毯鋪設(shè)、貨物運(yùn)輸以及提供展位/展臺(tái)所需的家具設(shè)備等。

在實(shí)際工作中，還有一個(gè)經(jīng)常使用的專業(yè)名詞就是主場(chǎng)搭建服務(wù)商（Official Contractor，簡(jiǎn)稱“主場(chǎng)搭建”），兩者在很多時(shí)候可以交替使用。

2、專門服務(wù)承包商（Specialty service contractors）

是指負(fù)責(zé)展覽或活動(dòng)中某些具體服務(wù)的供應(yīng)商。

無(wú)論針對(duì)特殊活動(dòng)、貿(mào)易展或會(huì)議，他們可以提供所有服務(wù)來(lái)確保項(xiàng)目順利完成。常見的服務(wù)主要包括：

視聽設(shè)備服務(wù)（Audiovisual）：通過(guò)視聽技術(shù)，提高參展、會(huì)議或特殊活動(dòng)的質(zhì)量，可能在展覽、會(huì)議或特殊活動(dòng)開始或結(jié)束時(shí)使用。

商務(wù)服務(wù)（Business Services）：復(fù)印、打印、傳真及其他商務(wù)服務(wù)。

餐飲服務(wù)（Catering）：為展會(huì)或活動(dòng)組織者提供餐飲或?yàn)閰⒄股烫峁┎惋嫛?/span>

清潔服務(wù)（Cleaning Services）：為展會(huì)或活動(dòng)的公共區(qū)域清潔，特別是展區(qū)、辦公室和非公共區(qū)域的清潔。

通訊服務(wù)（Communications）：提供平板電腦、手機(jī)、有線和無(wú)線服務(wù)。

電腦租賃服務(wù)（Computers）：電腦和攝像頭的租賃服務(wù)。

咨詢服務(wù)（Consulting）：包括展前計(jì)劃、協(xié)作、便利、布局以及會(huì)展活動(dòng)設(shè)計(jì)和展臺(tái)設(shè)計(jì)。通常稱為第三方規(guī)劃者或者獨(dú)立顧問(wèn)。

裝飾服務(wù)（Décor）：裝飾公司可以改善舞臺(tái)效果和整體裝飾主題，還能提供花卉植物和娛樂(lè)設(shè)備。

電力服務(wù)（Electrical）：為展區(qū)及需要電力的區(qū)域提供電力。

娛樂(lè)代理服務(wù)（Entertainment Agency）：作為表演者與展覽或活動(dòng)組織者之間的中介機(jī)構(gòu)。

花藝服務(wù)（Floral）：租賃植物、花朵和道具。

貨運(yùn)服務(wù)（Freight）：把展品物料從公司運(yùn)到展會(huì)再運(yùn)回。有很多種托運(yùn)方式——普通承運(yùn)、長(zhǎng)途搬運(yùn)和空運(yùn)。

家具租賃服務(wù)（Furniture）：展位家具租賃，通常比家里的家具新潮。

互聯(lián)網(wǎng)和電話服務(wù)（Internet Access and Telephones）：為展位和展會(huì)中需要設(shè)備的地方提供租賃服務(wù)，包括無(wú)線和有線網(wǎng)絡(luò)以及寬帶服務(wù)。

勞務(wù)計(jì)劃和監(jiān)管服務(wù)（Labor Planning and Supervision）：專長(zhǎng)于當(dāng)?shù)胤煞ㄒ?guī)，例如涉及到當(dāng)?shù)厣倘撕献鳌⒐?huì)需要以及現(xiàn)場(chǎng)監(jiān)管等法律法規(guī)。

照明服務(wù)（Lighting）：設(shè)計(jì)和租賃燈光設(shè)備，包括視聽設(shè)備供應(yīng)。

物料運(yùn)輸服務(wù)（Material Handling）:包括展會(huì)物料的長(zhǎng)途運(yùn)輸、轉(zhuǎn)移、將物料從當(dāng)?shù)貍}(cāng)庫(kù)運(yùn)到展會(huì)現(xiàn)場(chǎng)、空運(yùn)以及運(yùn)回等服務(wù)。

主持人（Moderator）：負(fù)責(zé)處理虛擬觀眾、現(xiàn)場(chǎng)觀眾和演講人之間的對(duì)話問(wèn)題的專家，可以是視聽團(tuán)隊(duì)的一員。

制作人（Producer）：作為展會(huì)組織專家，確保所有產(chǎn)品設(shè)計(jì)和傳遞無(wú)誤?？梢允且暵爤F(tuán)隊(duì)的一員。

社交媒體專家（Social Media Expert）：在展會(huì)或會(huì)議或活動(dòng)的全部過(guò)程中，使用社交媒體提高知名度的團(tuán)隊(duì)或個(gè)人。

人員管理（Staffing）：臨時(shí)的展會(huì)工作人員、演示人員或注冊(cè)登記人員。

公用設(shè)施（Utilities）：為展會(huì)提供管道、空氣、天然氣和水。

攝影服務(wù)（Photography）：為展會(huì)或活動(dòng)組織者向公眾或參展商提供宣傳資料。

包裹郵寄服務(wù)（Postal and Package Services）：為組織者和參展商提供包裹郵寄服務(wù)。

登記公司（Registration Company）：外包給登記公司負(fù)責(zé)展覽、活動(dòng)或會(huì)議的所有注冊(cè)登記工作。他們負(fù)責(zé)整體登記過(guò)程，包括數(shù)據(jù)錄入、付款、徽章和現(xiàn)場(chǎng)的人員安排。

安保服務(wù)（Security）：負(fù)責(zé)展會(huì)舉辦過(guò)程中的安全問(wèn)題以及在展會(huì)開始時(shí)的人流控制和展會(huì)及活動(dòng)中的一般安保事項(xiàng)。

發(fā)言人服務(wù)（Speaker Bureaus）：為展會(huì)或活動(dòng)組織者尋找理想的發(fā)言人。

翻譯服務(wù)（Translators）：為展會(huì)或活動(dòng)組織者提供演講與演示時(shí)的同聲傳譯服務(wù)。他們也為參展商提供銷售代表與外國(guó)觀眾交流。

3、參展商指定服務(wù)承包商（Exhibitor-appointed contractor，簡(jiǎn)稱EAC）

作為EAC，他們與專業(yè)服務(wù)承包商職責(zé)相同，不同的是，服務(wù)對(duì)象只針對(duì)參展商，不包括展會(huì)管理方。

參展商指定服務(wù)承包商的出現(xiàn)，搶奪了總服務(wù)承包商的生意。在美國(guó)，這個(gè)趨勢(shì)始于20世紀(jì)80年代中期。美國(guó)法院規(guī)定，服務(wù)承包商不能獨(dú)占與有組織的勞務(wù)協(xié)商的權(quán)利，因此，EAC可以與GSC競(jìng)爭(zhēng)搭建展位的權(quán)利。

顯而易見，EAC的成功建立在與客戶的長(zhǎng)期關(guān)系上。因?yàn)镋AC為相同的公司多次舉辦貿(mào)易展和活動(dòng)，因此EAC比GSC更加了解客戶需求，從而提供更好的服務(wù)。GSC和EAC之間的激烈競(jìng)爭(zhēng)，也促使了GSC為會(huì)展公司提供更為專業(yè)、流水線式有效率的服務(wù)。

畢博管理咨詢公司（Bearing Point）認(rèn)為，服務(wù)外包（service outsourcing）就是企業(yè)為了將有限資源專注于其核心競(jìng)爭(zhēng)力，以信息技術(shù)為依托，利用外部專業(yè)服務(wù)商的知識(shí)勞動(dòng)力，來(lái)完成原來(lái)由企業(yè)內(nèi)部完成的工作，從而達(dá)到降低成本、提高效率、提升企業(yè)對(duì)市場(chǎng)環(huán)境迅速應(yīng)變能力并優(yōu)化企業(yè)核心競(jìng)爭(zhēng)力的一種服務(wù)模式。

服務(wù)外包價(jià)值鏈

世界貿(mào)易組織（WTO）的《服務(wù)貿(mào)易總協(xié)定》（GATS）將服務(wù)分為12個(gè)部門，即商務(wù)服務(wù)、通信服務(wù)、建筑和相關(guān)工程服務(wù)、分銷服務(wù)、教育服務(wù)、環(huán)境服務(wù)、金融服務(wù)、健康服務(wù)、旅游服務(wù)、娛樂(lè)文化和體育服務(wù)、運(yùn)輸服務(wù)及其他服務(wù)，服務(wù)外包可以按這12個(gè)部門進(jìn)行分類。

會(huì)展和活動(dòng)行業(yè)的服務(wù)外包幾乎涉及以上所有部門，但一般情況下主要涉及商務(wù)服務(wù)、相關(guān)工程服務(wù)、分銷服務(wù)、旅游服務(wù)和運(yùn)輸服務(wù)。

對(duì)于單個(gè)企業(yè)，最常見的外包服務(wù)業(yè)務(wù)除了信息技術(shù)，還有人力資源、采購(gòu)、物流、倉(cāng)庫(kù)管理、工程管理、財(cái)務(wù)和會(huì)計(jì)等。

對(duì)于會(huì)展和活動(dòng)組織者而言，要在籌備初期特別是在場(chǎng)地確定以后，就要開始考慮和制定服務(wù)外包計(jì)劃，以確定對(duì)各類服務(wù)商的具體需求及預(yù)算。

我們可以將這項(xiàng)工作理解為活動(dòng)的項(xiàng)目采購(gòu)（Project Procurement），即在一個(gè)會(huì)展和活動(dòng)項(xiàng)目過(guò)程中，組織者從外部尋求和采購(gòu)各種項(xiàng)目執(zhí)行所需資源的管理過(guò)程。

一般來(lái)說(shuō)，一個(gè)完整的項(xiàng)目采購(gòu)管理包括6個(gè)步驟，即采購(gòu)規(guī)劃、發(fā)包規(guī)劃、詢價(jià)、賣方選擇、合同管理以及合同收尾。對(duì)各步驟的簡(jiǎn)要描述如下：

1)
采購(gòu)計(jì)劃（procurement planning）

決定采購(gòu)什么，采購(gòu)多少以及何時(shí)采購(gòu)。

2)
詢價(jià)計(jì)劃(solicitation planning)

以文件形式，記錄所需的產(chǎn)品以及確認(rèn)潛在的渠道。

3)
詢價(jià)(solicitation)

取得報(bào)價(jià)單、標(biāo)書或提案。

4)
渠道選擇(source selection)

從潛在的服務(wù)商中作出選擇。

5)
合同管理(contract administration)

管理與服務(wù)商之間的關(guān)系，特別是保證供應(yīng)商按照約定的時(shí)間和質(zhì)量提供服務(wù)。

6)
合同收尾(contract close-out)

合同的執(zhí)行和清算，包括各類賬款的清償。

活動(dòng)管理全攻略前13期鏈接如下：

Chapter 13 活動(dòng)場(chǎng)地選擇-2

Chapter 12 活動(dòng)場(chǎng)地選擇-1

Chapter 11 活動(dòng)項(xiàng)目創(chuàng)意與策劃

Chapter 10 活動(dòng)組織機(jī)構(gòu)設(shè)計(jì)與人員管理

Chapter 9 活動(dòng)規(guī)劃(2)-愿景、使命、初步構(gòu)想等

Chapter 8 活動(dòng)規(guī)劃(1-概念與主題)

Chapter 7 活動(dòng)市場(chǎng)調(diào)研與分析

Chapter 6
活動(dòng)行業(yè)從業(yè)人員法則

Chapter 5
活動(dòng)管理的基本流程

Chapter 4
活動(dòng)管理知識(shí)體系

Chapter 3
活動(dòng)的關(guān)鍵成功要素

Chapter 2
項(xiàng)目管理視角下的活動(dòng)管理

Chapter 1
走進(jìn)活動(dòng)世界